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Rechnungsprüfung zuerst

KI-ERP für kleine Unternehmen und den Mittelstand

Ocost beginnt dort, wo die meiste Zeit liegt: bei den Rechnungen. Es liest jede bis zur Position, prüft sie gegen Bestellung und Lieferschein und legt Ihnen nur die Freigaben vor, die ein Mensch treffen muss. Einkauf, Zahlungen und der DATEV-Export laufen im selben System.

Kostenlos testenPreise ansehen

Ohne Kreditkarte · der Test hat die Limits von S: 200 Dokumente im Monat

Die Lieferkette einer Demo-Firma in Ocost: Lieferanten, Lager, Baustelle und Kunden; zwei Lieferanten mit einer offenen Entscheidung

In drei Schritten startklar

So einfach funktioniert Ocost

Kein Migrationsprojekt, keine Schulung: Sie schicken Unterlagen, Ocost legt sie ab, gleicht sie ab, bucht sie und fragt nur, was es nicht entscheiden kann.

  1. 1

    Registrieren

    Mit Ihrer geschäftlichen E-Mail. Ocost liest Ihre Website und das Handelsregister und füllt Ihre Firmendaten zur Bestätigung aus.

  2. 2

    Unterlagen schicken

    PDFs, Fotos oder ein ZIP hochladen oder Mails an Ihre eigene Adresse weiterleiten, belege@<firma>.ocost.io. E-Rechnungen werden exakt gelesen.

  3. 3

    Vorbereitetes entscheiden

    Heute zeigt die wenigen offenen Entscheidungen: freigeben, mit Skonto zahlen, beim Lieferanten nachfragen. Alles andere ist abgelegt, abgeglichen und gebucht.

Jetzt kostenlos testen

Ein Modell aus Ihren Belegen

Ein ERP, das sich aus Ihren Belegen aufbaut

Ocost liest jede Unterlage bis zur Position und verknüpft Lieferanten, Bestellungen, Lieferungen, Verträge und Zahlungen zu einem Modell Ihres Unternehmens. Darauf arbeiten Einkauf, Wareneingang, Buchhaltung und Geschäftsführung, jede Rolle mit ihren Rechten.

Belege und Unterlagen

Rechnungen, Gutschriften, Lieferscheine, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Verträge und Belege: hochgeladen, als ZIP oder per Mail an Ihre Adresse.

Gelesen bis zur Position

Jede Zeile gelesen, Einheiten erkannt und umgerechnet, jedes Produkt seiner ECLASS-Gruppe zugeordnet. E-Rechnungen exakt aus ihren Daten.

Ein Modell

Aus Belegen werden verknüpfte Dinge: Lieferant, Bestellung, Lieferung, Vertrag, Zahlung, jedes Feld mit seiner Quelle.

Jede Rolle ihre Sicht

Heute zeigt jeder Person, was sie entscheidet. Fragen in Worten oder per Sprache beantwortet Ocost mit den Rechten dieser Person.

Die Abläufe

Procure to Pay, der Drei-Wege-Abgleich, Zahlungen mit Skonto und der DATEV-Export laufen auf diesem Modell.

Kontrolle

Ocost bereitet vor, ein Mensch entscheidet; das meiste lässt sich 24 Stunden lang rückgängig machen. Jedes Unternehmen ist in der Datenbank getrennt.

  • Rechnungen
  • Lieferscheine
  • Bestellungen
  • Auftragsbestätigungen
  • Verträge
  • E-Rechnungen
Ihr Unternehmen in Ocost
  • Geschäftsführung
  • CFO
  • Einkauf
  • Wareneingang
  • Buchhaltung
  • Bauleitung

Für jede Rolle gebaut

Jede Rolle sieht, was sie entscheidet

Ocost legt jeder Person nur vor, was in ihrer Hand liegt: vorbereitet, mit Grund und Belegen. Die Listen sind die einer erfundenen Demo-Firma.

Geschäftsführung

„Wohin geht unser Geld, und was wartet auf mich?“

  • Freigaben über Ihrer Grenze, mit Grund und Belegen
  • Ausgaben nach Lieferant, Bereich und Projekt
  • Fragen in Worten oder per Sprache, mit Quellen

In Ocost · Geschäftsführung

  • Anfrage: 5 Schreibtische höhenverstellbar2.445,00 € · über Ihrer GrenzeVorbereitet
  • Ausgaben Oktober38.420 € · 12 % unter PlanIm Plan
  • Reinigungsvertrag DüsseldorfKündbar bis 30.11.Bald fällig

CFO

„Reicht das Geld, und wo weichen wir vom Plan ab?“

  • Offene Posten und was fällig wird, nach Tag
  • Budget gegen Ist, je Bereich
  • Skonto, das sich lohnt, für den Zahllauf vorbereitet

In Ocost · CFO

  • Skonto bis Freitag3 Rechnungen · 214,30 € gespartVorbereitet
  • Budget Bau92 % verbrauchtAchtung
  • Umsatzsteuer OktoberVorschau nach KennzahlenBereit

Einkauf

„Haben wir das schon einmal gekauft, und zu welchem Preis?“

  • Anfragen mit dem üblichen Lieferanten und Preis vorbereitet
  • Ein Preis über der Bestellung, bevor bezahlt wird
  • Auftragsbestätigungen und Lieferungen an ihrer Bestellung

In Ocost · Einkauf

  • Anfrage: 10 Bohrhämmerwie im März, beim üblichen LieferantenVorbereitet
  • QM-R-30419 · Preis über der Bestellung+168,00 €Beim Einkauf
  • PO-2403 · Sternbachvollständig geliefertPasst

Wareneingang

„Ist alles da, was bestellt war?“

  • Lieferungen gegen ihre Bestellungen bestätigen
  • Teillieferungen und was noch kommt
  • Vom Telefon aus, mit Foto des Lieferscheins

In Ocost · Wareneingang

  • 8 Lieferungen vollständig eingegangenAlle 8 bestätigenVorbereitet
  • LS-7781 · Teillieferung25 von 40 SortimentenRest offen
  • LS-24-1170 · Sternbach24 Paar, 24 WestenBestätigt

Buchhaltung

„Stimmt die Rechnung, und kann ich sie bezahlen?“

  • Rechnung gegen Bestellung und Lieferschein, Position für Position
  • Zahlungen vorbereitet, mit Skonto, wo es sich lohnt
  • Der Monat als DATEV-Export für die Steuerberatung

In Ocost · Buchhaltung

  • FK-2026-1187 · 3 Stück mehr berechnet+687,00 €Passt nicht
  • 9 Rechnungen abgeglichenbezahlen, 2 mit SkontoVorbereitet
  • DATEV-Export OktoberBuchungsstapel und OriginaleBereit

Bauleitung

„Ist das Material rechtzeitig auf der Baustelle?“

  • Bestellungen und Lieferungen der Baustelle
  • Material gegen das Projektbudget
  • Anfragen per Sprache, von der Baustelle

In Ocost · Baustelle Berlin

  • Lieferung morgenSternbach · 24 Paar S3-SchuheUnterwegs
  • Anfrage: 10 Bohrhämmer1.890,00 €Bei der Freigabe
  • Projektbudget61 % verbrauchtIm Plan

Die Abläufe

Von der Position im Beleg bis zur Zahlung, in einem Modell

Belege rein, ein Modell Ihres Unternehmens raus: Einkauf, Wareneingang, Rechnungen und Zahlungen in einem System.

Drei-Wege-Abgleich

Jede Rechnung gegen Bestellung und Lieferschein, Position für Position

Ocost vergleicht Mengen und Preise, rechnet Einheiten um und sagt bei jeder Abweichung, aus welchen Belegen sie stammt. Sie antworten mit einem Klick: bestätigen, mit Grund akzeptieren, den Einkauf fragen oder reklamieren.

Abgleich

FK-2026-1187 · Feldkamp Bürotechnik GmbH

PO-2401 · LS-90417

Passt nicht

Passt bis auf eine Position: 3 Stück mehr berechnet als geliefert (+687,00 €)

PositionBestelltGeliefertBerechnetErgebnis
Bürostuhl Ergo Pro schwarzFK-1040 · nach Artikelnummer10 Stück · je 229,00 €10 Stück13 Stück · je 229,00 €Passt nicht
Schreibtisch höhenverstellbar 160 x 80FK-2160 · nach Artikelnummer5 Stück · je 489,00 €5 Stück5 Stück · je 489,00 €Passt
  • Bürostuhl Ergo Pro schwarzPasst nicht
    nach Artikelnummer
    Bestellt
    10 Stückje 229,00 €
    Geliefert
    10 Stück
    Berechnet
    13 Stückje 229,00 €
  • Schreibtisch höhenverstellbar 160 x 80Passt
    nach Artikelnummer
    Bestellt
    5 Stückje 489,00 €
    Geliefert
    5 Stück
    Berechnet
    5 Stückje 489,00 €
Ihre Antwort

Abgleich

QM-R-30419 · Quellmann Industriebedarf KG

PO-2402 · LS-7781 · LS-7802

Passt nicht

Passt bis auf eine Position: 4,20 € je Stück über der Bestellung (+168,00 €)

PositionBestelltGeliefertBerechnetErgebnis
Schraubensortiment Edelstahl, 1.200 TeileQM-0711 · nach Artikelnummer40 Stück · je 38,50 €40 Stück (25 + 15)40 Stück · je 42,70 €Passt nicht
Kabelbinder 300 mm, Beutel à 100QM-1204 · von Ocost nach Bedeutung, 60 Beutel = 6.000 Stück60 Beutel · je 6,90 €6.000 Stück60 Beutel · je 6,90 €Passt
Montagehandschuhe Gr. 9, PaarQM-3309 · nach Artikelnummer120 Stück · je 3,20 €120 Stück120 Stück · je 3,20 €Passt
  • Schraubensortiment Edelstahl, 1.200 TeilePasst nicht
    nach Artikelnummer
    Bestellt
    40 Stückje 38,50 €
    Geliefert
    40 Stück (25 + 15)
    Berechnet
    40 Stückje 42,70 €
  • Kabelbinder 300 mm, Beutel à 100Passt
    von Ocost nach Bedeutung, 60 Beutel = 6.000 Stück
    Bestellt
    60 Beutelje 6,90 €
    Geliefert
    6.000 Stück
    Berechnet
    60 Beutelje 6,90 €
  • Montagehandschuhe Gr. 9, PaarPasst
    nach Artikelnummer
    Bestellt
    120 Stückje 3,20 €
    Geliefert
    120 Stück
    Berechnet
    120 Stückje 3,20 €
Ihre Antwort

Abgleich

FK-2026-1203 · Feldkamp Bürotechnik GmbH

LS-90455

Passt

Passt: jede Position wie geliefert.

PositionBestelltGeliefertBerechnetErgebnis
Monitorarm doppelt, TischklemmeFK-3302 · nach Artikelnummer—6 Stück6 Stück · je 119,00 €Passt
  • Monitorarm doppelt, TischklemmePasst
    nach Artikelnummer
    Bestellt
    —
    Geliefert
    6 Stück
    Berechnet
    6 Stückje 119,00 €

Preise nicht geprüft: es gibt keine Bestellung. Die Mengen sind gegen den Lieferschein geprüft; telefonisch bestellt.

Ihre Antwort

  • 8 Lieferungen vollständig eingegangen

    Jeder geprüft: passt Position für Position zur Bestellung, oder kam ohne Bestellung

  • 9 Rechnungen bezahlen

    Jede geprüft: passt zur Lieferung, oder eine Leistung ohne Lieferung

Erfundene Belege der Demo-Firma, so abgeglichen, wie Ocost es tut.

Wirkung

Rechnen Sie mit Ihren Zahlen

Ihre Belege, Ihre Minuten, Ihre Kosten einer Stunde und Ihre eigene Schätzung, was Ocost Ihnen abnimmt.

9.720 € Arbeitszeit im Jahr, nach Ihren Zahlen. 18 Stunden im Monat, 810 € im Monat

Ihre Zahlen und Ihre Schätzung des Anteils; hier ist nichts gemessen. Was Ocost in Ihren Belegen findet, zeigt der Test.

Im Vergleich

Warum kleine Unternehmen und der Mittelstand Ocost wählen

Ocost neben den üblichen Wegen: ein System statt mehrerer Werkzeuge und doppelter Arbeit.

Was es kannOcostRechnungstoolsExcel, E-Mail, Ordner
Liest jedes Dokument bis zur PositionJaTeilweiseNein
Gleicht Rechnung, Bestellung und Lieferschein abJaTeilweiseNein
Anfrage bis Zahlung in einem AblaufJaNeinNein
Fragen in Worten oder per Sprache, mit QuellenJaNeinNein
DATEV-Buchungsstapel für die SteuerberatungJaJaTeilweise
E-Rechnungen empfangen (ZUGFeRD, XRechnung), als ZUGFeRD sendenJaJaNein
API und MCP für Ihre eigenen SystemeJaTeilweiseNein
Unterm StrichEin System von der Anfrage bis zur ZahlungEin Teil der Kette, mehrere WerkzeugeLücken und doppeltes Abtippen

Preise

Pläne von S bis XL

Nach Dokumenten im Monat, Fragen und Sprache inklusive. Der Test hat die Limits von S.

  • S415 €
  • M1.000 €
  • L1.700 €
  • XL2.800 €

Im Monat, zzgl. USt.

Preise ansehen

Bevor Sie fragen

Häufige Fragen

Wie schnell sind wir startklar?

Am selben Tag. Registrieren, bestätigen, was Ocost über Ihre Firma gefunden hat, dann Unterlagen hochladen oder Mails an Ihre Ocost-Adresse weiterleiten. Die ersten sind in Minuten gelesen. Kein Migrationsprojekt.

Müssen wir unsere Daten migrieren?

Nein. Ocost beginnt mit Ihren Unterlagen: Uploads, ZIP-Archive und Mails an Ihre Adresse. Ihre Steuerberatung bekommt von Ocost den DATEV-Buchungsstapel; aus DATEV muss nichts umziehen.

Wo liegen unsere Daten?

In der EU: auf Servern in Deutschland, und auch die Modelle, die lesen und antworten, laufen in der EU. Die Daten jedes Unternehmens sind in der Datenbank getrennt, Originale bleiben, wie sie kamen.

Können wir uns auf Ocost verlassen?

Jede Antwort nennt die Belege, aus denen sie stammt, mit ihren Nummern. Ocost bereitet Änderungen vor; freigegeben, bestellt oder bezahlt wird erst, wenn ein Mensch Ja sagt, und das meiste lässt sich 24 Stunden lang rückgängig machen.

Sind wir bereit für die E-Rechnung?

Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 müssen größere sie senden. Ocost liest ZUGFeRD und XRechnung exakt, ohne Modell, und schreibt ZUGFeRD-Rechnungen.

Was kostet es?

Pläne von S bis XL nach Dokumenten im Monat, Fragen im Chat und Minuten Sprache inklusive. Der Test hat die Limits von S und braucht keine Kreditkarte.

In Minuten startklar

Schicken Sie Ocost einen Monat an Unterlagen

Registrieren Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail. Ocost liest Ihre Website und das Handelsregister, füllt Ihre Firmendaten aus und liest, was Sie schicken.

Kostenlos testen

Ohne Kreditkarte · der Test hat die Limits von S

  • Registrieren mit Ihrer geschäftlichen E-Mail
  • Ocost füllt Ihre Firmendaten aus Website und Handelsregister
  • Unterlagen hochladen oder an Ihre Adresse weiterleiten
  • Die ersten Belege in Minuten gelesen